Google TODOリストの使い方|基本から応用まで紹介

Google TODOリスト 基本と応用の使い方 役に立ったツール

「GoogleのTODOリストに興味があるけれど、使い方が分からない…」

この記事を読んでいただいている方は、今このように思っているのではないでしょうか。

Goolgeのアカウントを持っていれば誰でも無料で利用できるGoolge TODOリストの基本的な使い方は「タスク作成と管理」です。

具体的にいうと主に以下の2つが挙げられます。

  1. 業務で発生するタスクを作成・管理する
  2. Gmailをタスク化して管理する

ここではGoogle TODOリストの基本的な使い方と応用的な使い方、併せて私が実践しているGoogle TODOリストの活用方法を紹介します。

ご興味があればぜひご覧ください。

Google TODOリストの使い方

この記事では、パソコンのブラウザにおけるGoogle TODOリストの基本的な使い方と応用的な使い方を紹介します。

まずは、基本的な使い方から見ていきましょう。

Google TODOリストの基本的な使い方

冒頭でも説明した通り、Google TODOリストの基本的な使い方は「タスク作成と管理」であり、具体的にいうと主に以下の2つが挙げられます。

  1. 業務で発生するタスクを作成・管理する
  2. Gmailをタスク化して管理する

1. 業務で発生するタスクを作成・管理する

1つ目の使い方は、業務で発生するタスクを作成・管理することです。

たとえば、「請求書を作成する」や「メールの返信をする」などの作業が発生したら、その作業をTODOリストでタスクとして作成し、進捗状況を管理することができます。

Google TODOリストはGoogleが提供するツールの右側に表示できるため、どのようなタスクが残っているのか、いつまでにそのタスクに手をつけなければならないかといったことを把握できます。

Google TODOリストでタスクを作成する方法は、以下の通りです。

  1. Googleが提供するツール(※)のいずれかをブラウザで開く
    ※主に以下のようなツールを指します。業務でよく使うツールで開くと良いでしょう。

    • Googleカレンダー
    • Googleドライブ
    • Googleドキュメント
    • Googleスプレッドシート
    • Googleスライド
    • Gmail
  2. ブラウザの右画面にあるgoogle to doリストのアイコンをクリックしてTDOOリストを開く
  3. 開いたTODOリストのgoogle todoリストにタスクを追加するをクリックする
  4. 「タイトル」にタスク名を入れる

google todoリストにタイトルを入れる

2. Gmailをタスク化して管理する

2つ目の使い方は、Gmailをタスク化して管理することです。

Google TODOリストでは、Gmailに届いたメールそのものをタスクとして作成して管理できます。

たとえば、後で返信したいメールをタスクとして作成することが可能です。

メールを後で返信したい場合は、分かりやすいようにスターを該当のメールに付けることもできますが、そのメールをGoogle TODOリストでタスクとして作成すると日時を設定できるため、返信忘れを防げます。

Gmailをタスク化する方法は、次の通りです。

  1. Gmailを開く
  2. タスク化したいメールを開く
  3. メール上部にあるgoogle todoリストのタスクに追加のアイコン「タスクに追加」をクリックすると、TODOリストに表示される

gmailのタスクに追加

作成したタスクの削除は、該当のタスクをクリックして表示されるgoogle todoリストのオプションのアイコンから「削除」を選択します。

google todoリストのタスクを削除

Google TODOリストの応用的な使い方

ここからは、Google TODOリストの応用的な使い方を紹介します。

応用的な使い方としては、主に次の7つがあります。

  1. タスクに期限を設定する
  2. タスクを繰り返す間隔を設定する
  3. タスクの詳細を書く
  4. タスクを並べ替える
  5. タスクにスターを付ける
  6. サブタスクを作成する
  7. リストを作成する

1つずつ説明していきましょう。

1. タスクに期限を設定する

1つ目は、タスクに期限を設定することです。

TODOリストに作成したタスクを「いつ何時までにやるか」を設定できるため、タスクのやり忘れを防げます。

タスクに期限を設定する方法は、以下の通りです。

  1. TODOリストに作成したタスクをクリックして表示されるgoogle todoリストのタスクにある日時を選択する
  2. カレンダーからタスクを行いたい日付、時計マークから時間を選択しOKをクリックする
    google todoリストで日付と時間を設定する
タスクに設定した日付と時間の削除は、google todoリストのタスクにある日時をクリックして表示されるgoogle todoリストのタスクの日付と時間の削除アイコンをクリックすると行えます。

2. タスクを繰り返す間隔を設定する

2つ目は、タスクを繰り返す間隔を設定することです。

TODOリストに作成したタスクの中で、「毎朝8時にWebサイトのアクセス状況ををチェックする」など繰り返して行う必要のあるタスクに設定すると、そのタスクのし忘れを防げます。

タスクを繰り返す間隔を設定する方法は、次の通りです。

  1. TODOリストに作成したタスクをクリックして表示されるgoogle todoリストの繰り返しの間隔アイコンをクリックする
  2. 「繰り返す間隔」が表示されたら、以下を設定する
  • どのくらいの間隔で繰り返すか(日・週・月・年の4つの間隔から選択する)
  • そのタスクを何時から始めるか
  • そのタスクをいつから開始するか
  • そのタスクをいつ終えるかを(なし(無期限)・日付・回数から選択する)

google todoリストの繰り返しの間隔設定

3. タスクの詳細を書く

3つ目は、タスクの詳細を書くことです。

TODOリストに作成したタスクに関するメモや補足などを書き留めておけます。

タスクの詳細は、作成したタスクをクリックすると表示される「詳細」をクリックすると書けるようになります。

google todoリストのタスクの詳細

4. タスクにスターを付ける

4つ目は、タスクにスターを付けることです。

たとえば、TODOリストに作成したタスクの中で優先度が高いタスクがある場合、スターを付けることでそのタスクが目立つようになります。

優先度が高いことが一目で分かるので、TODOリストに複数タスクを作成しても埋もれることがなく、タスクのやり忘れを防げます。

タスクにスターを付けるには、作成したタスクをポイントして表示される☆「[スター付き]に追加」をクリックします。

google todoリストのタスクにスターを付ける

通常のタスクは「マイリスト」に作成されますが、スターを付けたタスクは「☆スター付き」というリストにも保存されます。

google todoリストのマイリストとスター付きリストにあるタスク

タスクに設定したスターは、作成したタスクをポイントして表示される★「[スター付き]から削除」をクリックすると解除できます。
google todoリストにあるスターを付けたタスクのスター削除

5. タスクを並べ替える

5つ目は、タスクを並べ替えることです。

TODOリストに作成したタスクは、デフォルトでは新しく作成したタスクが上に表示され、過去に作成したタスクは下に溜まっていきます。

そんなTODOリストのタスクを任意の順番で変えられるため、タスク管理がしやすくなります。

タスクを並べ替える方法はgoogle todoリストにタスクを追加するの右にあるgoogle todoリストのオプションのアイコンをクリックすると行え、その種類は以下の3つがあります。

google todoリストのタスクの並べ替え

  1. 指定した順序
    タスクを任意の順番に入れ替えられます。
    タスクを長押ししてドラックすることで、好きな場所に移動できます。
  2. 日付
    「1. タスクに期限を設定する」で設定した日付の新しい順にタスクを並べ替えます。
    直近でやらなければならないタスクが分かるようにしたいときに有効です。
  3. 最近スターを付けた日付
    スターを付けた日付順にタスクを並べ替えます。
    優先順位の高いタスクの中でも緊急度の高いタスクを分かるようにしたいときに有効です。

6. サブタスクを作成する

6つ目は、サブタスクを作成することです。

TODOリストに作成したタスクの中で細かいタスクがあるときに有効です。

たとえば、Gmailで「新規記事の依頼」というメールをタスク化した場合、以下のようなサブタスクを作成できます。

  • 情報収集
  • 構成作成
  • 執筆

サブタスクは、作成したタスクのタイトルのgoogle todoリストのオプションのアイコンをクリックして表示される「サブタスクを追加」を選択すると作成できます。

google todoリストにあるタスクにサブタスクを追加する

サブタスクは、そのタイトルの右にあるgoogle todoリストのオプションのアイコンをクリックして表示される「削除」を選択すると削除できます。
google todoリストのサブタスクを削除

7. リストを作成する

7つ目は、リストを作成することです。

TODOリストで作成したタスクは、デフォルトでは「マイリスト」というリストに入りますが、任意のリストにタスクを入れることもできます。

マイリストに溜まったタスクをカテゴリーごとに管理したいときに有効です。

リストは、TODOリストのサイドパネル「マイタスク」の▼をクリックして表示される「新しいリストを作成」を選択すると作成できます。

google todoリストで新しいタスクを作成

  • リストの名前を変更するには、該当のリストを選択してgoogle todoリストにタスクを追加するの横に表示されるgoogle todoリストのオプションのアイコンをクリックして「リストの名前を変更」を選択します。
    google todoリストのリスト名を変更
  • リストを削除するには、削除したいリストを選択してgoogle todoリストにタスクを追加するの横に表示されるgoogle todoリストのオプションのアイコンをクリックして「リストを削除」を選択します。
    google todoリストでリストを削除する
  • 作成したタスクをリストに移動するには、作成したタスクのgoogle todoリストのオプションのアイコンをクリックして表示されるリスト一覧から、移動させたいリストをクリックします。
    google todoリストのタスクを別のリストに移動

私が実践しているGoogle TODOリストの活用方法

ここでは私が実践している、Google TODOリストの2つの活用方法を紹介したいと思います。

  1. Gmailに来た案件対応依頼メールをタスク化する
  2. クライアントごとにリストを作成する

1. Gmailに来た案件対応依頼メールをタスク化する

私がGoogle TODOリストを活用するのは、基本的にGmailに案件依頼メールが来たときです。

そのメールをGoogle TODOリストにタスクとして作成しています。

案件依頼メールをタスク化すればそのメールがGmail内で埋もれることがないため、案件対応漏れを防ぐことができ、納品のときにも該当メールを探しやすくなるからです。

Gmailをタスク化するとメールのタイトル=タスクのタイトルになるため、必要に応じて「詳細」にメールの内容をメモすることもあります。

2. クライアントごとにリストを作成する

「7. リストを作成する」で説明したリストについては、私の場合はクライアントごとにリストを作成しています。

前述した通り基本的に私はGmailをタスク化するのですが、タスクが溜まっていくとどのクライアント様から来たメールなのかが分からなくなるため、クライアントごとにリストを作成しているのです。

クライアントごとにリストを作成したところ、「どのクライアントにどのくらいタスクがあるか」が一目で把握できるようになりました。

TODOリストの見た目もすっきりして、使いやすいです。

Google TODOリストとGoogle Keepの違い

Googleには、TODOリストと同じようにタスク管理できる無料のツール「Google Keep」があります。

Google KeepはGoogle TODOリストと似ているといわれることもありますが、違いがいくつかあります。

google todoリストとgoogle keepの違い

Google Keepと異なるところは、次の4つです。

  1. 機能
    Google Keepはメモツールです。
    ただ、作成したメモにチェックボックスを表示できる機能があるため、タスク管理ツールとしても活用できます。
  2. スターの表示
    Google Keepではスター表示の機能がありません。
    ただし、作成したメモを上部に固定する機能があるため、特定のメモを目立たせることは可能です。
  3. 並べ替え
    Google Keepでは並べ替えができません。
    作成したメモは自動的に配置されます。
  4. リストの作成
    Google Keepではリストの作成は行えません。
    ただし、作成したメモに指定のラベルを貼れる「ラベル」という機能があるため、カテゴリーごとにメモを分けることは可能です。

私の場合、日々の業務のタスク管理はGoogle Keep、Gmailをタスク化するときはGoogle TODOリストを使うことが多いです。

タスク管理はどちらのツールを使った方が良いと思うかは個人差があるため、実際に使ってみて使いやすい方を選ぶことをおすすめします。

Google Keepでタスク管理をする方法は、こちらの記事にまとめていますのでご興味があればご覧ください。

Google Keepでタスク管理する方法|便利な機能4つも紹介
たくさんのタスクを抱えると頭がごちゃごちゃになりがちだった私。でも、Google Keepを使ってからタスクの管理がうまくできるように。ここでは、私がやっているGoogle Keepでのタスク管理方法と知っておくと便利なおすすめの機能4つを紹介します。

まとめ

GoolgeのTODOリストの基本的な使い方としては「タスク管理」で、具体的にいうと主に以下の2つが挙げられます。

  1. 業務で発生するタスクを作成・管理する
  2. Gmailをタスク化して管理する

GoolgeのTODOリストの応用的な使い方としては、次の7つがあります。

  1. タスクに期限を設定する
  2. タスクを繰り返す間隔を設定する
  3. タスクの詳細を書く
  4. タスクを並べ替える
  5. タスクにスターを付ける
  6. サブタスクを作成する
  7. リストを作成する

この記事が、Google TODOリストの使い方を知りたい方の参考になれば幸いです!

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