Google Keepはメモ帳として便利なツールですが、タスクを管理するツールとしても活用できます。
タスクをチェックボックス付きで箇条書きにしたり、タスクを行う日時を設定できたりと、日々のタスクをスムーズに進められる機能が備わっているからです。
Webライティングの仕事をしていると、タスク内容や納期が異なる複数の案件を抱えることがあるのですが、Google Keepはそんなライティング案件のタスク管理にとても役立っています。
タスクを多く抱えると頭がごちゃごちゃになりがちだった私も、Google Keepを使ってからはタスク管理をうまく行えるようにもなりました。
今回は、普段私が仕事で活用しているGoogle Keepでのタスク管理方法と私が使っていて「便利だな」と感じた機能4つも紹介します。
私が行っているGoogle Keepでのタスク管理方法
Google Keepは、Googleアカウントにログインし、GoogleアプリからGoogle Keepへアクセスしたらすぐに使えます。
私はGoogle Keepを使って次にようにタスクを管理しています。
- 案件名とタスクを入力する
- チェックボックスを表示する
- タスクを行う日時を設定する
- 全てのタスクを終えてメモを残したいときはアーカイブする
- 全てのタスクを終えてメモが不要なときは削除する
1. 案件名とタスクを入力する
案件が発生したら、まずGoogle Keepにその案件名と発生するタスクを入力しています。
Google Keepは、タイトルとメモが入力できる構成になっています。何に関するメモなのかを一目で分かるのが便利です。
たとえば、クライアントＡ様からSEO記事の執筆案件を引き受けたとしたら、このように入れています。
入力を終えたら「閉じる」をクリックすると、そのメモは自動保存されます。
2. チェックボックスを表示する
タスクを入力した後は、その横にチェックボックスを表示させています。
Google Keepではチェックボックスを表示でき、タスクを終えたらそのボックスにチェックを入れられるようになっているのです。
チェックボックスは、メモの右下をポイントすると表示される
をクリックし、「チェックボックスを表示」をクリックすると表示できます。
チェックを入れたタスクはメモの下に移動されます。今どのタスクが残っているのかが一目で分かるので、便利です。
3. タスクを行う日時を設定する
チェックボックスを表示させたら、タスクを行う日時を設定しています。
Google Keepにはリマインダー機能があるのです。メモに入力したタスクを行う日時を忘れないようにしたいときに、この機能は役に立ちます。
リマインダーは、作成したメモをポイントすると左下に表示される
で設定できます。
リマインダーでタスクをする日と時間の設定をする方法は次の通りです。
日の設定方法
以下の日程から指定できます。デフォルトは以下の通りです。
- 今日…設定する当日の20時
- 明日…設定する翌日の8時
- 翌週…設定する日の一週間後の8時
- 日付と時間を選択…お好みの日時
時間の設定方法
時間は、日の設定後リマインダーをクリックし、時間をクリックすると指定できます。時間は以下から選べます。
- 午前…8時
- 午後…13時
- 夕方…18時
- 夜間…20時
- カスタム…お好みの時間
4. 全てのタスクを終えてメモを残したいときはアーカイブする
Google Keepに入力した全てのタスクを終えたら、アーカイブをしています。
Google Keepには、メモのアーカイブ機能があるのです。
- タスクは終えたけれども念のために残しておきたい
- 今後似たような案件を対応したときにメモを使い回したい
といったときに私はアーカイブをしています。
アーカイブの方法は簡単です。メモの右下にある
をクリックするだけ。
アーカイブしたメモは、画面から消えて「アーカイブ」に移動されます。
をクリックすると、メモがあったもとの場所に戻せます。
アーカイブに残しておいて、不要になったらメモの右下をクリックして「メモを削除」を選択すると、そのメモを消せます。
5. 全てのタスクを終えてメモが不要なときは削除する
Google Keepに入力したタスクを全て終え、メモを残さなくても良いときは削除しています。
メモの右下をクリックして「メモを削除」を選択すると、そのメモを消せます。
削除したメモは、ゴミ箱に移ります。このゴミ箱内のメモは7日後に消えます。
」をクリックするともとの場所に戻せます。
」で対応できます。
私が便利だと思ったGoogle Keepの機能4つ
ここまで説明したようにGoogle Keepでのタスク管理は簡単に行えますが、私が使っていて便利だなと思った機能が4つあるので紹介します。
- 背景の変更
- ラベル付け
- メモの固定
- 検索
1. 背景の変更
Google Keepの背景のデフォルトカラーは白ですが、好きな色や柄に変えられます。
メモを仕事の種類ごとに色分けして、分かりやすく表示させたいときに便利です。
色は、メモをポイントすると表示される「背景オプション
」をクリックすれば簡単に変えられます。
私は、クライアントごとにメモを色分けしています。どのクライアントがどのくらい案件を抱えているのか、色を付ければ一目で分かって便利です。
2. ラベル付け
Google Keepには、ラベルを付けられます。
「ラベル」とは、メモに名前を付ける機能のこと。ラベルが付いたメモは、こんな感じで表示されます。カテゴリー別や種類ごとにメモをまとめたいときに便利な機能です。
私は、クライアントごとにラベルを作り、作成したメモにラベルを貼っています。
クライアント名のラベルを付ければクライアントごとにメモをまとめられるので、どのクライアントでどのような案件をどのくらい抱えているかが一目でわかります。
ラベルを作成する方法とメモにラベルと貼る方法は、次の通りです。
ラベルを作る方法
- Google Keepの画面左「ラベルの編集」をクリックする
- 「ラベルの編集画面」出てくるので、「新しいラベルの作成」にラベル名を入力し、✓をクリックする
- 「完了」をクリックすると、Google Keepの画面左に入力したラベルが表示される
メモにラベルを貼る方法
- 該当のメモをポイントして表示されるをクリックする
- 「ラベルを追加」をクリックし、 作成したラベルの中からそのメモに付けたいラベルにチェックを入れる
で行えます。
メモの固定
Google Keepでは、メモを作成すると古いメモがどんどん下にたまっていきます。
このため、作成したメモの中でも重要なメモは下に埋もれてしまうことがあります。
そんなときに使えるのが、メモの固定。
メモ固定機能を使えば、画面の一番上にメモを表示できます。すぐにやらなければならないタスクのメモや重要なメモなどをすぐに見えるようにしておきたいときに便利です。
メモの固定方法は簡単。該当メモをポイントすると表示される
をクリックするだけで行えます。
検索
Google Keepで作成したメモは、検索できます。メモを多く作成し、該当するメモを目視で探しきれないときに便利です。
Google Keepの画面上にある検索ボックスをクリックすると「種類」と「ラベル」、 「色」の3つのカテゴリーが表示され、どのカテゴリーにあるメモを探すかを指定できます。
- 種類…Google Keepにあるすべてのメモを探せる
- ラベル…ラベルごとにメモを探せる
- 色…色ごとにメモを探せる
探したいメモを絞って検索できるのが、Google Keepの検索機能の嬉しいポイントです。
Google Keepはスマホでもタスク管理できる
Google Keepはスマホのアプリもあるため、スマホでもタスク管理ができます。
引用元：「Google Keep – メモとリスト」をApp Storeで
ログインしたアカウントがブラウザ版と一緒であれば、メモは同期できます。パソコンから離れているときにタスクを確認したり、入力したりするのに便利です。
アプリでの使い方は、ブラウザ版とほとんど同じです。入れておくといつでもどこでもGoogle Keepでタスク管理ができますよ！
Google TODOとの違い
タスク管理ができるGoogleの無料ツールには「Google TODO」というものもあります。
Google TODOは、GoogleメールやGoogleカレンダーの右側に設置されているタスク管理ツールです。
Google TODOを知っている方は、Google Keepと何が違うのか分からない方もいるかもしれません。
私も分からなかったのですが、ここで取り上げたGoogle Keepで使える機能と比較するとこのような違いがあるといえます。
Google TODOは簡易的なタスク管理機能といえるかもしれません。
複数の業務を抱えていたり、マルチタスクが多かったりするときは、Google Keepが使いやすい気がします。
まとめ
Google Keepは、タスクを管理するツールとして活用できます。
私の場合、Google Keepを次のように使ってタスク管理をしています。
- 案件で発生するタスクを入力する
- チェックボックスを表示する
- タスクを行う日時を設定する
- 全てのタスクを終えてメモを残したいときはアーカイブする
- 全てのタスクを終えてメモが不要なときは削除する
私が思うGoogle Keepの便利な機能は次の4つです。
- 背景の変更
- ラベル付け
- メモの固定
- 検索
Google Keepはタスク管理に便利なツールだと思うので、興味を持っていただけたら一度使ってみてくださいね。
