Google Keepの使い方!タスク管理で使えるおすすめの機能5つ

Google Keepの使い方とおすすめの機能 お役立ちツール

複数のクライアントから案件を引き受けることが多いWebライターのお仕事。

クライアントごとにタスクの進捗状況を確認しながら、スケジュール通り作業を進めることが大切になってきます。

私はかつて、マルチタスクの管理が大の苦手でした。

でも、ある日からGoogleが提供している「Google Keep」というツールを活用して以降、マルチタスクの管理がうまくできるように!

Google Keepはメモ帳ツールなのですが、

  1. TODOリスト作成に便利!「チェックボックス」
  2. やるべきタスクを忘れない!「リマインダー」
  3. メモの内容で色分けできる!「色の変更」
  4. カテゴリー別にメモをまとめられる!「ラベル」
  5. 重要なメモを目立たせる!「メモの固定」

といったように、タスク管理にとっても便利な機能が備わっているんです。

今回は、普段私が仕事で活用しているこのGoogle Keepの特徴と、上記の知っておくと便利なおすすめの機能を5つ紹介します。

「Google Keep」はGoogleの無料メモ帳ツール

Google Keepは、Googleが無料で提供しているメモ帳ツールです。

Googleのアカウントを持っていれば、スマホ(iPhoneやAndroid)のアプリやブラウザで使うことができます。

ブラウザでのGoogle Keepアプリ画面

※引用元:「Google Keep – メモとリスト」をApp Storeで

Google Keepの最大の特徴であり魅力でもあるのが、思い立ったときにスマホやPCを使ってすぐにメモできるところです。

たとえば、仕事関連で何かアイデアが思い浮かんだとき、手元にノートとペンがないときはGoogle Keepを使えばアイデアを忘れないうちにメモに残しておけます。

私の場合、PCで仕事をしていて何か書き留めておきたいことが出てきたときに、ブラウザ版Google Keepを使っています。

スマホアプリ版Google Keepは、外出先でメモを残したいときに活用しています。

Google Keep基本の使い方

Google Keepの使い方はとても簡単!

スマホアプリでもブラウザでも、Google Keepを開いたらすぐにタイトル付きのメモを入力することができます。

編集可能なGoogle Keep(ブラウザ)

ブラウザ版Google Keepの場合、メモの入力後は右下の「閉じる」をクリックすると保存できます。

また、1つメモを保存すると、新しいメモが自動で出てきます。

ブラウザ版Google Keepの新しいメモ

 

別のメモを残したいときは、この新しく表示されたメモを使えます。

「メモの新規作成」や「メモの保存」といった操作をする必要がなく、メモだけに集中できるところがGoogle Keepの嬉しいポイント!

Google Keepでタスク管理に便利なおすすめの機能5つ

Google Keepはメモを取るのに役立つツールですが、実はタスク管理に便利な機能も豊富に揃っています。

私はGoogle Keepが持つタスク管理に便利な機能で、マルチタスクをうまく管理できるようになりました。

ここでは、私が特に便利!と感じたおすすめの5つの機能を厳選して紹介します。

1. TODOリスト作成に便利!「チェックボックス」

Google Keepには、メモにチェックボックスを入れられるチェックボックス機能があります。

案件のTODOリストの作成にとても便利です。

チェックボックス付きGoogle Keep

Google Keepで作成したメモにチェックボックスを表示させるには、メモの右下をポイントすると表示されるGoogle Keepのメニューアイコンをクリックし、「チェックボックスを表示」をクリックするだけ。

ブラウザ版Google Keepのメニュー

終えたタスクのチェックボックスに✔を入れていくと、そのタスクに取り消し線が引かれて完了済になり、メモの下に移動されます。

ブラウザ版Google Keep完了タスク

どのタスクを残していて、どのタスクを終えているかが一目でわかります!

2. やるべきタスクを忘れない!「リマインダー」

Google Keepにはリマインダー機能があります。

「Google Keepのメモに書いたタスクを忘れないようにしたい!」というときは、このリマインダー機能がとても役に立ちます。

リマインダーは、作成したメモをポイントすると左下に表示されるGoogle Keepリマインダーアイコンから設定できます。

ブラウザ版Google Keepリマインダーの場所

Google Keepのリマインダーは「今日」と「明日」、「翌週」、任意の日時を指定できます。

ブラウザ版Google Keepのリマインダーメニュー

リマインダーを設定すると、メモの下に通知する日時が表示されます。

ブラウザ版Google Keepリマインダーセット済

メモにリマインダーを設定すれば指定した日時に通知がくるので、複数のタスクを抱えていてもやるべきことを忘れません!

3. メモの内容で色分けできる!「色の変更」

Google Keepで作成したメモのデフォルトカラーは白ですが、あとで好きな色に変更できます。

メモの内容によって色分けしたいときに便利です。

私の場合、クライアントごとに色分けしています。

ブラウザ版Google Keepのメモ色分け例

メモの色の変更は、メモをポイントすると下に表示される「色を変更」をクリックすれば行えます。

用意されているのは12色です。

ブラウザ版Google Keepのカラー

クライアントごとにメモを色分けすれば、「どのクライアントから引き受けた案件がどのくらいあるか」が一目でわかるようになります!

4. カテゴリー別にメモをまとめられる!「ラベル」

Google Keepで作成したメモを内容によって色付けしてわかりやすくしても、メモが多くなってしまった場合は確認したいメモを探すのが大変になることも…。

そんなときに使えるのが、「ラベル」です。

ラベルとは、メモにラベルを付けられる機能のこと。

カテゴリー別にメモをまとめたいときにとても便利です!

 

ブラウザ版Google Keepラベル付き

ラベルを付けたメモは、Google Keepの「ラベル」というメニューにラベルごとにまとめられます。

ブラウザ版Google Keepラベルカテゴリー

私の場合、Google Keepに残したメモにはクライアント名の付いたラベルを貼っています。

クライアント名のラベルを付ければクライアントごとにメモをまとめられるので、どのクライアントでどのような案件をどのくらい抱えているかが一目でわかります!

メモに付けるラベルは、Google Keepの左「ラベル」メニューにある「ラベルの編集」で作成できます。

「ラベルの編集」をクリックすると「ラベルの編集画面」出てくるので、あとは「新しいラベルの作成」にラベル名を入力するだけ!

ブラウザ版Google Keepラベル名の付け方

メモにラベルを付けるには、該当のメモをポイントして表示されるGoogle Keepのメニューアイコンをクリックして「ラベルを追加」をクリックし、作成したラベルの中からそのメモに付けたいラベルにチェックを入れます。

ブラウザ版Google Keepラベルのセット方法

仕事を受注するクライアントが多くなって案件とタスクが増えてきたとき、このラベル機能が役立ちます!

5. 重要なメモを目立たせる!「メモの固定」

Google Keepで作成したメモの位置は、こちらで動かして指定できません(これは、Google Keepの残念ポイントです…)。

作成したメモの中で重要なメモがあり、Google Keepで目立つ位置に置きたいときに便利なのが「メモの固定」です。

メモの固定は、該当メモをポイントすると表示されるブラウザ版Google Keep固定のアイコンをクリックするだけで行えます。

ブラウザ版Google Keep固定済メモ

固定したメモは、画面の上部「固定済み」に表示されます。

タスクを書いたメモを固定すれば、どの案件が優先度高かがわかるようになります!

Google Keepのメモは検索できる!

思い立ったときにすぐメモできたり、マルチタスクの管理を簡単に行えたりするGoogle Keep。

でも、Google Keepのメモを多く保存していると、確認したいメモを探しにくくなることがあります。

そんなときに便利なのが、Google Keepのメモの検索機能です。

ブラウザ版Google Keepの場合、検索ボックスをクリックすると「種類(リストとリマインダー)」と「ラベル」、「色」の3つのカテゴリーが表示され、どのカテゴリーにあるメモを探すかを指定できます。

ブラウザ版Google Keep検索画面

  1. 種類
    ・リスト…Google Keepに保存したメモ全体から目当てのメモを探したいときに選択
    ・リマインダー…Google Keepに保存したリマインダー付きメモから目当てのメモを探したいときに選択
  2. ラベル
    ラベルごとに目当てのメモを探したいときに選択

  3. メモの色ごとに目当てのメモを探したいときに選択

探したいメモを絞って検索できるのが、Google Keepの検索機能の嬉しいポイントです!

まとめ:Google Keepはタスク管理に便利!

Google Keepはメモ帳ツールですが、タスク管理にも便利なツールです。

特に次の5つが、マルチタスクの管理が苦手だった私にとって便利!と感じた機能です。

  1. TODOリスト作成に便利!「チェックボックス」
  2. やるべきタスクを忘れない!「リマインダー」
  3. メモの内容で色分けできる!「色の変更」
  4. カテゴリー別にメモをまとめられる!「ラベル」
  5. 重要なメモを目立たせる!「メモの固定」

私と同じように「マルチタスクの管理が苦手…」という方は、興味がありましたら一度Google Keepを使ってみてくださいね。

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